POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES ITC WILCHES S.A.S

 

 

Tabla de contenido

 

1.      PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.3

A.   Consentimiento informado o principio de libertad.

B.   Legalidad

C.   Finalidad Del Dato

D.   Calidad o Veracidad del Dato.

E.   Transparencia

F.    Acceso o circulación restringida

G.   Temporalidad.

H.   Seguridad del dato.

I.      Confidencialidad

J.    Deber de la información.

K.   Protección de datos sensibles.

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2.      DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.6

A.   Derecho de acceso.

B.   Derecho de actualización

C.   Derecho a rectificación.

D.   Derecho de supresión o cancelación.

E.   Derecho de revocatoria del consentimiento.

F.    Derecho de oposición.

G.   Derecho a presentar quejas, reclamos o a ejercer acciones.

H.   Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos personales

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3.      POLÍTICA GENERAL.8

4.      POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A.   Datos relacionados con la gestión del recurso humano.

B.   Tratamiento de datos durante la relación contractual

C.   Tratamiento de datos luego de finalizar la relación contractual.

D.   Tratamiento de datos personales de clientes y Proveedores.

E.   Grabaciones Y Filmaciones

 


 

 

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La organización ITC WILCHES S.A.S. identificada con NIT: 830.020.775-6 en lo dispuesto en la ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información. Desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la compañía.

 

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La protección de datos personales en ITC WILCHES S.A.S está sometida a las siguientes reglas. Con base en las cuales se determinaran los siguientes procesos internos relacionado con el tratamiento de datos personales y se interpreta de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas en la jurisprudencia de la corte constitucional que ha establecido los derechos vinculados a los datos de carácter personal.

 

 A. Consentimiento informado o principio de libertad

El tratamiento de datos personales por parte de ITC WILCHES S.A.S, solo se puede realizar con el consentimiento previo, expresado e informado del titular, los datos personales no podrán ser obtenidos tratados ni divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expresado del titular.

 

     B. Legalidad

 

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad estandarizada y regulada y por este motivo las actividades de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto por la ley.

 

      C. Finalidad del dato

El tratamiento de los datos personales debe corresponder a una finalidad legítima, acorde con la constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera previa, concreta y precisa al titular para que exprese su consentimiento firmado.

 

      D. Calidad o verasidad del dato..

Los datos de carácter personal recolectados por ITC WILCHES S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados, se prohíbe le tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que puedan inducir al error.

 


      E. Transparencia.

 

En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del titular a conocer del responsable y/o encargado del tratamiento y conocer acerca de datos que le conciernan.

En la recolección de datos por parte de ITC WILCHES S.A.S se tendrá en cuenta el tratamiento y/o base de datos que le concierna, por tanto deben ser datos pertinentes adecuados, no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad de la recolección de los mismos.

 

      F. Acceso o circulación restringida. 

 

Los datos personales recolectados o tratadas por ITC WILCHES S.A.S serán usados por la organización o sus vinculados únicamente para finalidad autorizada por el titular del dato personal. Por tanto solo serán cedidos a terceros que requieran prestar algún servicio a ITC WILCHES S.A.S que sea necesario y que le esté dando la misma finalidad que la organización a dichos datos personales. El titular con su autorización, facultara a ITC WILCHES S.A.S a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a los encargados del tratamiento o sus vinculados. Los datos personales bajo custodia de ITC WILCHES S.A.S no podrán estar disponibles en internet u otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

 

       G. Temporalidad

 

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, ITC WILCHES S.A.S deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del ITC WILCHES S.A.S cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

 


 

       H. Seguridad del dato.

 

ITC WILCHES S.A.S, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. ITC WILCHES S.A.S, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

        I. Confidencialidad

ITC WILCHES S.A.S y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo excepciones legales. Esta obligación existe aun después de finalizar la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. ITC WILCHES S.A.S implementara cláusulas contractuales en este sentido.

 

       J. Deber de la información

La organización ITC WILCHES S.A.S informara a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado en la organización, respecto a la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos. Así mismo informara sobre la existencia de base de datos de carácter personal que custodie, los deberes y ejercicios de habeas data por parte de los titulares, procedimiento al ejercicio que exige la ley.

 

       K. Protección de datos sensibles.

ITC WILCHES S.A.S no recolectara ni tratara datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por disposición legal.

 

Ninguna actividad de ITC WILCHES S.A.S estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiera.

 

 


 

 

  1.                2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS 

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de ITC WILCHES S.A.S, cuentan con los derechos descritos en este capítulo en garantía del cumplimiento de la constitución política de 1991 y la ley.

 

El ejercicio de los derechos podrá ser ejercido únicamente por el titular de los datos personales. De conformidad con las disposiciones legales que regulan la aplicación de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información se podrá contactarse con la organización a través de comunicación telefónica.

 

Para la aplicación de Habeas Data, descrito en los derechos mencionados a continuación, es de resaltar que es potestad exclusiva del titular de los datos salvo excepciones de ley.

 

      A. Derecho de acceso

Este derecho faculta al titular del dato a obtener toda la información concerniente a sus datos personales, sean parciales o completos, igualmente a conocer la finalidad y el tratamiento del mismo, así como la ubicación de las bases datos personales y/o cesiones autorizadas de los mismos.

 

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento o de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

 

     B. Derecho de actualización

Este derecho abarca la facultad del titular del dato a solicitar la modificación de la información cuando esta haya cambiado.

 

     C. Derecho a rectificación.

Este derecho comprende la potestad del titular de los datos a solicitar la modificación de los mismos, en caso de que sean inexactos, incompletos o inexistentes.

 


 

    D. Derecho de supresión o cancelación.

El titular de los datos tiene la facultad de cancelar o suprimir los datos personales recolectados por ITC WILCHES S.A.S, cuando estos sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en casos que sean contemplados como excepciones por la ley, o en un marco contractual especifico.

 

     E. Derecho a revocatoria del consentimiento

El titular de los datos tiene el derecho de revocar la autorización que habilita a ITC WILCHES S.A.S a recolectar la información para realizar un tratamiento con determinada finalidad. Salvo en los casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

 

     F. Derecho de oposición.

Este derecho contempla la potestad del titular de los datos a oponerse a que se le realice determinado tratamiento a sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. ITC WILCHES S.A.S, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

 

    G. Derecho a presentar quejas, reclamos o a ejercer acciones.

El titular de los datos tiene el derecho a presentar ante ITC WILCHES S.A.S consultas y reclamos de conformidad con las leyes que lo reglamentan y quejas con la superintendencia de industria y comercio, o la entidad que fuera competente. ITC WILCHES S.A.S dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

 

     H. Derecho a otorgar autorización para el trtatmiento de datos personales

En desarrollo del principio de consentimiento informado, el titular del dato tiene la facultad de otorgar el consentimiento y/o autorización por cualquier medio que pueda ser objeto de posterior consulta, para tratar sus datos personales en ITC WILCHES S.A.S.

 


 

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

 * Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

  * Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

  * En casos de emergencia médica o sanitaria.

  * Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  * Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

  •  3. POLÍTICA GENERAL.

Para ITC WILCHES S.A.S es primordial asegurar la confidencialidad, integridad, libertad y transparencia, veracidad y disponibilidad de información de bases de datos de sus accionistas, proveedores, clientes, postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

Para tal efecto ITC WILCHES S.A.S se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de ITC WILCHES S.A.S, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

  • 4. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Para los tratamientos que ejecute ITC WILCHES S.A.S en calidad de encargado o responsable de la información, se regirá por los siguientes parámetros:

      A.Datos relacionados con  la gestión del recuso humano. 

ITC WILCHES S.A.S informara por anticipado, a los interesados en participar en un proceso de selección, las normas aplicables al tratamiento de datos personales que suministre durante el proceso, así como aquellos que entregue durante la selección.

El propósito del suministro de datos por parte de los interesados en una vacante en ITC WILCHES S.A.S y la información suministrada en el proceso de selección, se limita a los datos necesarios para participar en el mismo. Por tanto cualquier uso para otro fin está prohibido.

      B. Tratamiento de datos durante la relación contractual.

ITC WILCHES S.A.S almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección en carpetas rotuladas con el nombre de cada empleado, solo el área de gestión humana y administrativa accederá y tratara esta información con el fin de gestionar la relación contractual entre el empleado y la organización.

Utilizar la información suministrada por los trabajadores para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo o las autorizaciones firmadas para tal efecto está totalmente prohibido en ITC WILCHES S.A.S. solo se podrá usar la información para una finalidad diferente bajo orden de una autoridad competente, siempre y cuando está cuente con la facultad para hacerlo. Es potestad de ITC WILCHES S.A.S evaluar la competencia y eficacia de dicha orden, con el fin de prevenir una cesión de datos personales no autorizada.

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Por servicios externos que ITC WILCHES S.A.S pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado se autoriza el tratamiento que incluirá la autorización para transferencia de datos.


Por motivo de prestación de servicios externos que ITC WILCHES S.A.S pueda requerir, para el tratamiento de datos durante la relación contractual, podría ser necesaria la cesión de datos a un tercero con el fin de que esté se encargue de su administración y tratamiento. Para este caso es necesaria la autorización del empleado para realizar dicho tratamiento y se solicitara la aprobación para trasferir los datos.

     C. Tratamiento de datos luego de finalizar la relación contractual.

Al terminar la relación laboral entre el empleado y la organización por cualquier motivo, se procederá a almacenar los datos personales que se generaron durante el proceso de selección y en desarrollo de la relación contractual, en una base de datos con medidas de seguridad en virtud de que la información pueda contener datos sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

  •   * Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
  •   * Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
  •   * Fines estadísticos o históricos.

       D. Tratamiento de datos personales de clientes y proveedores. 

ITC WILCHES S.A.S solo solicitara a sus clientes y proveedores datos que se consideren pertinentes, necesarios y no excesivos para la finalidad establecida en la relación comercial o contractual que les compete. En caso de exigencia jurídica a de la organización para que se divulguen datos de clientes o proveedores que sean personas naturales por motivo de proceso de contratación, se efectuará con las recomendaciones que den cumplimento a lo dispuesto en esta norma y que eviten a terceros conocer sobre la finalidad de la información difundida.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de clientes o proveedores serán las siguientes:

  •   * Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  •   * Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas
  •   * Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios clientes o proveedores, cuando éstas se requieran de acuerdo con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

ITC WILCHES S.A.S podrá solicitar datos personales de los empleados de sus clientes o proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

La recolección de los datos personales de empleados de los clientes o proveedores por parte de ITC WILCHES, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ITC WILCHES devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

       E. Grabaciones Y Filmaciones

ITC WILCHES S.A.S como responsable del tratamiento de imágenes captadas por el sistema de vigilancia informa a sus trabajadores como titulares de los datos personales, que se encuentran en una zona de video vigilancia, con la finalidad de garantizar la seguridad de los bienes y personas en un entorno privado (instalaciones de ITC WILCHES S.A.S), y los tratamiento que se le realizan son verificación mediante observación en caso de presentarse problemas de seguridad y monitoreo de rendimiento de personal operativo en puestos de trabajo.

ITC WILCHES S.A.S garantiza la confidencialidad de las imágenes captadas por el sistema de video vigilancia, mediante el acceso restringido de las mismas, solo puede acceder personal autorizado bajo orden expresa de la dirección de la organización o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones.